Politique de confidentialité

RESPONSABILITÉ

L’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

L’Ordre s’assure que ses employés et les administrateurs de l’Ordre, mais aussi les tiers avec lesquels il fait affaire tels que les consultants, les fournisseurs, les partenaires, les membres de comités ou encore toute entité associée à l’Ordre ou qui en est le mandataire, protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quelle que soit la nature de leur support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Des serments de discrétion sont signés à l’interne par les employés ou dans les ententes de l’Ordre avec les tiers, où ils s’engagent notamment à respecter la confidentialité des renseignements dont ils peuvent avoir connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

L’Ordre recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires aux finalités visées afin de réaliser sa mission de protection du public.

Les renseignements personnels recueillis par l’Ordre concernent et proviennent principalement des membres, des étudiants et des candidats à la profession, mais peuvent également concerner et provenir des employés, des membres du public ou encore des tiers (fournisseurs, etc.) Les renseignements personnels peuvent inclure, mais sans limitation, le prénom, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, l’adresse courriel, l’adresse postale, le sexe, l’information relative à l’assurance responsabilité professionnelle, les informations bancaires, etc.

L’Ordre collecte les renseignements personnels à l’aide de formulaires d’inscription papier ou électronique, de contacts des membres avec l’Ordre (appels téléphoniques ou courriels), par les applications mobiles, les réseaux sociaux, etc.

Dans le cadre des transactions électroniques effectuées dans la section sécurisée de la plateforme de paiement du site, aucune information personnelle n’est enregistrée ou sauvegardée par l’Ordre.

FINALITÉS DE LA COLLECTE ET MOYENS PAR LESQUELS NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis décrits ci-dessous pour :

• Répondre à des demandes d’information ;
• Procéder à un paiement d’un service ou d’une activité de l’Ordre, que le paiement s’effectue en ligne ou par tout autre moyen ;
• Identifier et traiter une demande d’inscription, de réinscription ou de renouvellement au tableau de l’Ordre ;
• Traiter une demande d’inscription au registre des stagiaires ;
• Traiter une demande d’équivalence de diplôme et de la formation, de reconnaissance de qualifications professionnelles en vertu d’un arrangement de reconnaissance mutuelle (ARM) ou encore dans le cadre d’une demande d’un permis spécial ;
• Traiter les différentes actions à l’égard de l’exercice en société (enregistrement, renouvellement, modification, dissolution) ;
• Traiter les dossiers de formation continue, l’inscription à des formations ou des activités de l’Ordre et pour accréditer des formations ;
• Effectuer les activités en lien avec l’inspection professionnelle ;
• Mener une enquête disciplinaire, une enquête en usurpation de titre ou en exercice illégal ;
• Faire parvenir des invitations à des activités de l’Ordre ;
• Effectuer les actions nécessaires dans le cadre des élections au conseil d’administration de l’Ordre ;
• Traiter les candidatures pour les comités ou les groupes de travail de l’Ordre ou encore pour les postes au sein de l’Ordre ;
• Prévenir et détecter la fraude ;
• Gérer les services du Portail des membres et de la plateforme de développement professionnel ;
• Répondre à toute autre demande de la personne concernée ou de la part d’une autre personne ou organisation qui aura été autorisée à s’enquérir auprès de l’Ordre de renseignements personnels ;
• Communiquer ou acheminer des publications, dans le cadre de la poursuite de la mission de l’Ordre ou de ses activités ;
• Pour des fins promotionnelles avec nos partenaires (La Personnelle, Beneva, Desjardins, etc ).

L’Ordre utilise uniquement les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Un consentement sera requis pour toute autre utilisation qui n’aurait pas été prévue, sauf dans des situations où la loi le permet ou l’exige.

CONSENTEMENT À LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’Ordre obtient un consentement tiers des renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi.

Par ailleurs, les fins de la collecte peuvent être implicites comme lorsque les renseignements sont recueillis par le biais d’un formulaire rempli par la personne qui transmet ainsi ses renseignements personnels directement à l’Ordre. Il est possible que certains renseignements personnels servent à plusieurs fins. Par exemple, l’adresse du domicile professionnel d’un membre pourrait servir à traiter sa demande d’inscription annuelle au tableau de l’Ordre, à procéder à son inspection professionnelle, à mener une enquête ou encore à entrer en contact avec lui dans le cadre des activités de l’Ordre.

Ainsi, en aucun cas, l’Ordre n’utilisera ni ne communiquera des renseignements personnels sans le consentement de la personne visée.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’Ordre conserve les renseignements personnels conformément à un calendrier de conservation. L’Ordre ne conserve les renseignements personnels que pour les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente.

MESURES DE SÉCURITÉ

L’Ordre protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Au sein de l’Ordre, seuls les employés le nécessitant dans la cadre de leurs fonctions ont accès aux renseignements personnels. L’Ordre a mis en place des mécanismes internes afin de s’assurer que chaque employé n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées.

ACCÈS ET RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Il est important que les renseignements personnels que l’Ordre détient soient à jour. Ainsi, les membres de l’Ordre ou les personnes concernées doivent informer l’Ordre de tous changements dès qu’un d’entre eux survient.

De plus, il est possible pour toute personne concernée de soumettre une demande :

• D’accès à ses renseignements personnels ;
• De rectification de ses renseignements personnels ;
• De retrait de son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses
  renseignements personnels ;
• De portabilité afin d’avoir accès aux renseignements personnels informatisés
  soumis à l’Ordre ;
• De cessation de la diffusion de ses renseignements personnels ou de
  désindexation.