Voir notre POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.
Les données brutes sont mentionnées tant dans le Code de déontologie que dans le Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l'Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec (Règlement). La présente fiche vise à clarifier leur définition, leur conservation, leur transmission et la possibilité de les détruire lorsqu’elles sont interprétées.
Les données brutes regroupent les données recueillies au cours d’évaluations ou lors d’interventions, de même que les notes relatives à des observations ou à des réflexions. Elles sont fréquemment en lien avec une collecte de données. Elles pourraient consister en des résultats de tests, des données chiffrées, des tracés, des mots, des phrases, des protocoles de tests ou d’évaluation ou encore, des brouillons, annotations, corpus-verbatim, photos, enregistrements audio ou vidéo réalisés en soutien à l’évaluation ou en contexte d’intervention. Cette liste non-exhaustive énumère notamment des outils de travail que les orthophonistes et les audiologistes utilisent et qui constituent, dans bien des cas, une aide à l’analyse des informations, à la rétention et à la décision.
Les données brutes non interprétées ne sont pas versées au dossier central de l’usagère ou l’usager dans le secteur de la santé ou au dossier d’aide particulière en scolaire. Ces données sont généralement au dossier professionnel, de travail ou satellite. Cependant, plus il y a d’informations sur une personne, plus les risques de violer le droit au respect de la vie privée sont grands.
Il est donc fortement recommandé de ne pas garder systématiquement ou indéfiniment dans son dossier des données brutes non interprétées. Ainsi, ces données utilisées comme outil de travail ne pourront être employées à d’autres fins ou de manière inadéquate par quiconque aurait accès au dossier de la cliente ou du client ou lorsqu’une demande d’accès au dossier selon la Loi sur l’accès à l'information l’autorise.
Une fois que les données brutes ont été interprétées et rapportées au dossier, la forme dans laquelle ces dernières étaient consignées au départ ou la version brouillon des notes peut être détruite, si la professionnelle ou le professionnel juge qu’il n'est pas utile de les conserver. Par exemple :
Cependant, comme exigé par l’article 3.9 du Règlement, les protocoles d’évaluation relatant des résultats de tests, font exception à cette règle. En effet, même si les données ont été interprétées et compilées dans la synthèse des données relatives à l’évaluation ou un rapport, ces protocoles qu’ils soient papier, papier puis numérisés ou en format numérique seront conservés confidentiellement de façon sécurisée. Comme les résultats inscrits dans ces protocoles pourraient notamment agir ultérieurement à titre comparatif, être contraints à des normes limitant leur fréquence de passation, être partagés à des fins de recherche ou de continuité de services, ils seront conservés cinq ans après la date du dernier service professionnel rendu et pourront être détruits après cette période en même temps que le reste du dossier.
Il ne faut pas confondre données brutes et notes de thérapie. Lorsqu’un mandat de traitement ou de thérapie a été confié à l’orthophoniste ou à l’audiologiste, il est nécessaire d’inscrire au dossier de la cliente ou du client une note de thérapie pour chacune des thérapies réalisées. Les notes de thérapie doivent être conservées au dossier (article 3.9 du Règlement) et ne peuvent être détruites même lorsqu’un bilan sur l’évolution de la cliente ou du client est réalisé. Seules les données brutes (ex. : brouillons, corpus-verbatim, données chiffrées, etc.) nécessaires à l’exécution de la thérapie pourront être détruites lorsqu’elles auront été analysées, interprétées et que la note de thérapie aura été rédigée.
Bien que l’Ordre donne des recommandations en termes de gestion et de partage de certains documents ou données, il faut savoir que la Loi sur l’accès à l’information a tout de même préséance sur les règlements des ordres professionnels. Ainsi, une cliente ou un client qui ferait une demande d’accès à l’information pourrait avoir accès aux données brutes qui demeurent à son dossier. Ceci réitère le fait que les données brutes doivent être interprétées dans les meilleurs délais et encourage les professionnelles et professionnels à ne conserver au dossier que ce qui est essentiel à la réalisation du mandat.