Voir notre POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.
Les données brutes sont mentionnées tant dans le Code de déontologie que dans le Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l'Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec (Règlement). La présente fiche vise à clarifier leur définition, leur conservation, leur transmission et la possibilité de les détruire lorsqu’elles sont interprétées.
Les données brutes regroupent les données recueillies au cours d’évaluations, dont celles relatives à l’administration de tests, ou lors d’interventions, les notes relatives à des observations ou à des réflexions. Elles sont fréquemment en lien avec une collecte de données. Elles pourraient consister en des résultats de tests, des données chiffrées, des tracés, des mots, des phrases, des protocoles de tests ou d’évaluation ou encore, des brouillons, annotations, corpus-verbatim, photos, enregistrements audio ou vidéo réalisés en soutien à l’évaluation ou en contexte d’intervention.
Cette liste non-exhaustive énumère notamment des outils de travail qu’une professionnelle ou un professionnel utilise et qui constituent, dans bien des cas, une aide à l’analyse des informations, à la rétention et à la décision.
Les données brutes non interprétées ne sont pas versées au dossier central ou au dossier d’aide particulière en scolaire. Ces données sont généralement au dossier professionnel, de travail ou satellite. Cependant, plus il y a d'informations sur une personne, plus les risques de violer le droit au respect de la vie privée sont grands. Il est donc fortement recommandé de ne pas garder systématiquement ou indéfiniment dans son dossier des données brutes non interprétées. Ainsi, ces données utilisées comme outil de travail ne pourront être employées à d’autres fins ou de manière inadéquate par quiconque aurait accès au dossier de la cliente ou du client ou lorsqu’une demande d’accès au dossier selon la loi sur l’accès l’autorise.
Les données, lorsqu’elles ont été interprétées et analysées, peuvent être rapportées dans une synthèse des données relatives à l’évaluation, dans des notes sur l’évolution, dans un bilan d’évolution, etc. Une fois les données interprétées, la source ou la forme dans laquelle ces dernières étaient consignées au départ peuvent être détruites.
Cela dit, comme exigé par l’article 3,9 du Règlement, les protocoles d’évaluation, relatant des résultats de tests, font exception à cette règle. En effet, même si les données ont été interprétées et compilées dans la synthèse des données relatives à l’évaluation, ces protocoles qu’ils soient papier, papier puis numérisés ou en format numérique seront conservés confidentiellement de façon sécurisée pendant cinq ans. Comme les résultats inscrits dans ces protocoles pourraient notamment agir ultérieurement à titre comparatif, être contraints à des normes limitant leur fréquence de passation, être partagés à des fins de recherche ou de continuité de services, ils seront conservés cinq ans et pourront être détruits après cette période.
Bien que l’Ordre donne des recommandations en termes de gestion et de partage de certains documents ou données, il faut savoir que la Loi sur l’accès à l’information a tout de même préséance sur les règlements des ordres professionnels. Ainsi, une personne qui ferait une demande d’accès à l’information pourrait avoir accès aux données brutes qui demeurent à son dossier. Ceci réitère le fait que les notes personnelles, les brouillons et autres données brutes non interprétées devraient être détruits dès que les informations qu’ils contiennent ont été analysées et interprétées pour les besoins d’évaluation ou de suivi. Ainsi, les seules données brutes non interprétées conservées au dossier ne seraient que les protocoles d’évaluation.